Если Вы поручаете своему бухгалтеру вести учет Вашей бухгалтерии — Вы должны предоставлять документы в сортированном виде. — Это экономит время — время, которое, конечно, стоит денег. Если Ваша бухгалтерия не сортирована, рабочее время бухгалтера сначала должно быть потрачено на сортировку. За это время возможно было бы обработать гораздо больше документов.
 

24680660_sИтак, как сортировать документы ?

1. Взять папку и разместить в ней все счета, которые Вы получаете.
2. Подписать папку «СЧЕТА» (Rechnungen) (счета, которые Вы получили и должны оплатить). Сортировка происходит в таком порядке: по дате самый первый поступивший потом ‘• следующий и т.д. «Пропустили» счет через дырокол, открыли папку, положили в нее счет — готово. Таким образом счета сортируются автоматически. Первые — снизу, последние — сверху. Те счета, которые Вы должны оплатить в первую очередь, находятся в самом низу, потому что это самый первый счет.

3. После того, как Вы оплатали счет, он удаляегся из папки.

4. Затем возьмите следующую папку и приложите туда все счета, которые Вы выставили клиенту или покупателю.

5. Подписать папку «ВЫСТАВЛЕННЫЕ СЧЕТА» (Ausgangsrechnungen) (счета, которые Вы выписали за проданньй товар). Они сортируются так же, как в папке «СЧЕТА» (Rechnungen). Таким образом Вы знаете, какие счета должны быть оплачены первыми Вашими клиентами. Если этот счет оплачивается, то он удаляется из папки. Преимущество этого метода в том, что у Вас есть быстрый обзор, какой счет должен быть оплачен первым. Конечно, Вы можете так же сортировать счета по алфавиту, но тогда Вам придется все время перелистывать страницы со счетами. На это тратится Ваше драгоценное время. Так же есть возможность ведения ежедневного регистра (регистра с номерами от 1 до 31). Неудобства этого метода заключается в том, что если Вы захотите воспользоваться скидкой (Skonto) или имеете различные условия оплаты, например, если продавец списывает оплату с Вашего банковского счета (per Lastschnft) или Вы сами со счета клиента, то сортировка по дате получения счета как и сортировка по поздней оплате не имеет смысла.

6. Затем возьмите еще две папки. В каждую вложите разделяющие вкладки с номерами от I до 12 или с января по декабрь. Папки подпишите «БАНК» (Bank) и «КАССА» (Kasse). Если Вы взяли в банке свои банковские выписки, сложите их в папку «БАНК» по порядку в сооветствии с вкладкой (по дате списания денег (Buchungsdatum!!!). Тогда в каждом месяце внизу должна быть перая выписка, а последняя вверху. Другими словами, вьтиска № 1 лист 1 подкладывается вниз, потом выписка № 1 лист 2, выписка № 1 лист 3  и так далее, потом выписка № 2 лист 1, а затем выписка № 2 лист 2 и т.д. Если Вы сняли банковские выписки за 2 месяца, например за 29, 30, 1, 2, тогда необходимо оставить эти выписки в предыдущем месяце. Иными словами, если списания денег за январь и февраль включены в этой выписке, приложите пожалуйста их к январю.

7. Теперь возвращаемся назад к нашим счетам. Стоит на банковской выписке, например, списание телефонного счета, то соответствующий телефонный счет подкладывается под эту выписку.

8. Так же как папка «БАНК», ведется папка «КАССА» с той разницей, что здесь документы подкладываются под лист из кассовой книги.

9. Вы не ведете КАССУ? Тогда назовите папку просто «НАЛИЧНЫЕ ЧЕКИ» (Barbelege) и ведите ее, как папки «СЧЕТА» или «ОПЛАЧЕННЫЕ СЧЕТА». В зависимости от срока подачи вашего отчета по НДС (USt-VA), а так же по договоренности с Вашим бухгалтером, документы должны быть готовы к подаче.

10. При подаче Вашей бухгалтерии приобретите себе переходную папку. Вы можете написать на ней свой номер клиента и, возможно, небольшими буквами фамилию, а так же слово «Финансовый учет» (FIBU).

11. Если ваша бухгалтерия не объемная, достаточно одной папки для «БАНКА» и «КАССЫ». Их можно сортировать при помощи раазделительньк вкладок.

12. При получении Вашей бухгалтерии вы можете принести следующую, поэтому переходящих папок является хорошим выбором. Переходящую папку, которую Вы заберете с собой домой, Вы сразу освобождаете от документов и рассортировываете их обратно в папки «БАНК» и «КАССА».